Co to jest wiadomość urlopowa?
Wiadomość urlopowa to znakomity sposób, aby podtrzymać kontakt ze swoimi kontrahentami podczas nieobecności. Utwórz wiadomość o nieobecności, aby automatycznie odpowiadać na prywatne e-maile od klientów, gdy Cię nie ma. Wiadomości o nieobecności dotyczą indywidualnych skrzynek odbiorczych. Możesz ustawić tego typu wiadomość w panelu DirectAdmin dla poszczególnych kont e-mail. W odróżnieniu od typowego autorespondera wiadomość urlopowa zwykle nastawiona jest na działanie w określonym czasie i w DirectAdmin ma ona swoją osobną konfigurację.
Co to jest wiadomość urlopowa?
Odpowiedzi w czasie urlopu poza biurem to automatyczne wiadomości e-mail, których możesz używać, aby poinformować innych, że nie możesz kontaktować się z nimi, z powodu urlopu podczas wakacji. Te wiadomości zazwyczaj obejmują przekazanie kluczowych informacji, które mogą być pomocne dla adresata, ale też wyrazić szacunek do jego potrzeby kontaktu:
- Powód, dla którego nie odpowiadasz od razu
- Przepraszamy za niedogodności
- Alternatywna osoba do kontaktu w sprawie pilnej sprawy
- Kiedy nadawca może oczekiwać odpowiedzi
Wiadomość o nieobecności w pracy jest uważana za profesjonalny sposób powiadamiania innych o Twojej nieobecności w pracy.
W określonym dniu rozpoczęcia, każda wiadomość przychodząca wysłana na wybrane i skonfigurowane konto e-mail, otrzyma wiadomości o nieobecności jako odpowiedź. Częstotliwość uzależniona jest od ustawień, najwyżej raz na kilka dni (wartość określasz samodzielnie). Wiadomość o nieobecności automatycznie przestanie być wysyłana po określonej dacie zakończenia. W razie potrzeby możesz wyłączyć opcję Włącz w dowolnym okresie, aby wstrzymać wiadomość o nieobecności.
O ile konfiguracja wiadomości urlopowej to świetny sposób na podtrzymanie komunikacji z kontrahentami i znajomymi, nie powinna być nadużywana i mimo wszystko powinna być dopasowana do odbiorców. Jeśli konfigurujesz wiadomość, która będzie widoczna dla współpracowników, nie ma zagrożenia, że ktoś wykorzysta ją przeciwko Tobie.
Sytuacja zmienia się, kiedy informujesz o swoim urlopie osoby trzecie lub ustawiasz taki autoresponder na publicznym adresie e-mail, gdzie każdy, nawet potencjalny włamywacz, może ją odczytać i szybko dowiedzieć się, że jesteś nieobecny. Jest to sytuacja podobna do tej, kiedy wiele osób upublicznia w mediach społecznościowych swoją bieżącą lokalizację, nie kontrolując prywatności profilu i narażając, np. swój dom na włamanie.
Przykłady wiadomości urlopowej
- Jestem poza biurem w weekend świąteczny, jednak odpowiadam na e-maile, które wymagają natychmiastowego działania. Jeśli masz jakieś pilne pytania, umieść w temacie słowo PILNE, aby Twój e-mail był moim priorytetem w godzinach pracy.
- Obecnie jestem poza biurem, ciesząc się z rodziną okresem świątecznym. Nie będę odpowiadać na żadne e-maile od 14 do 28 grudnia. Dziękuję za wyrozumiałość i odpiszę tak szybko, jak będę mógł.
- Dziękuje za Twój email. Obecnie nie ma mnie w biurze na nadchodzące wakacje. Z góry dziękujemy za wyrozumiałość i czekam na kontakt po powrocie 7 stycznia.
Zwróć uwagę, że każda wiadomość różni się od siebie tonem, a więc dopasowana jest też do okazji jej włączenia, jak i grupy odbiorców. Ważne jest jednak to, aby przekazać w wiadomości urlopowej najważniejsze informacje, które powinieneś też dostosować do odbiorców, ale i do Twojego stanowiska.
Może okazać się niezbędnym podanie danych kontaktowych innej osoby, która będzie Cię zastępowała w tym czasie, dlatego przed zapisaniem wiadomości, postaraj się wczuć w adresata, aby przekonać się, czy otrzymał wszystkie niezbędne informacje.